Ajansın İçinden: Bir Proje Yöneticisinin Gözünden Kampanya Süreci
Ajans hayatı dışarıdan bakıldığında genellikle rengarenk sosyal medya paylaşımları, yaratıcı ekip toplantıları ve ödüllü kampanyalarla dolu bir dünya gibi görünür. Ancak bu parlak yüzeyin arkasında, her şeyin tıkır tıkır işlemesi için gece gündüz çalışan bir ekip vardır. Ve bu ekibin kalbinde, projelerin hem iç hem dış nabzını tutan biri: proje yöneticisi.
Bu yazıda sizi bir sosyal medya ajansının içine götüreceğim. Bir proje yöneticisinin gözünden, sıfırdan başlayan bir kampanyanın nasıl adım adım hayata geçtiğini, hangi zorluklarla karşılaşıldığını ve arka planda dönen görünmez çabayı anlatacağım. Hem yaratıcı hem stratejik düşünen, bir yandan müşteri memnuniyetini gözetirken diğer yandan ekibin motivasyonunu yüksek tutan proje yöneticisinin gözünden bir kampanya sürecine hoş geldiniz.
1. Müşteriyle İlk Temas: Brief Toplantısı
Her şey bir toplantıyla başlar. Müşteri ajansa gelir ya da Zoom’dan bağlanır. Marka yeni bir ürün çıkarmıştır, bir kampanya yapmak istiyordur ya da hedef kitlesiyle bağını güçlendirmek istemektedir. Bu noktada işin ilk kıvılcımı, alınan brief ile çakar.
Proje yöneticisi olarak bu toplantıda sadece not almakla kalmam, müşterinin ne dediğini değil, aslında ne demek istediğini de anlamaya çalışırım. Çünkü çoğu zaman müşteri "etkileşimi artırmak istiyoruz" derken aslında daha fazla satış hedefliyordur. Sosyal medya ajansı olarak bizim görevimiz, bu beklentiyi yaratıcı bir stratejiyle harmanlamaktır.
2. Ajans İçi Bilgilendirme ve Strateji Süreci
Brief alındıktan sonra iş ajans içine döner. Kreatif ekip, stratejistler, içerik üreticileri, medya planlama uzmanları... Herkesin bir araya geldiği bir "kick-off" toplantısı düzenlenir. Bu toplantıda proje yöneticisi olarak süreci anlatır, zaman çizelgesini paylaşır ve herkesin rolünü netleştiririm.
Strateji ekibi hedef kitleyi analiz eder, rakipleri inceler ve kampanyanın hangi platformlarda nasıl bir tonda işleyeceğine dair öneriler geliştirir. Sosyal medya ajansları için bu aşama çok kritiktir çünkü başarılı bir kampanyanın temeli burada atılır.
3. Yaratıcılığın Sahne Aldığı An: Konsept Geliştirme
Stratejinin ardından kreatif ekip devreye girer. Tasarımcılar, metin yazarları ve video prodüksiyon ekibi, belirlenen hedefler doğrultusunda kampanya için yaratıcı fikirler üretir. Benim görevim, bu fikirlerin hem marka kimliğine hem de müşteri beklentilerine uygun olup olmadığını kontrol etmektir.
Bazen mükemmel bir fikir bulunur ama uygulanabilir değildir. Bazen de çok uygulanabilir ama sıradan kalır. İşte bu noktada proje yöneticisinin denge kurması gerekir. Hem yaratıcı ekibin enerjisini kırmamak hem de müşteriye etkili bir sunum hazırlamak için arabuluculuk yaparım.
4. Sunum Zamanı: İlk Geri Bildirim
Hazırlanan kampanya önerileri müşteriyle paylaşılır. Sunum genellikle heyecan vericidir çünkü herkes emeğinin karşılığını görmek ister. Ancak her zaman işler beklendiği gibi gitmez. Müşteri "Bu güzel ama bizim tarzımız değil" diyebilir. Ya da "Bu görsel biraz fazla iddialı" gibi yorumlar alabiliriz.
Bu aşamada proje yöneticisi olarak en büyük görevim, ekibin motivasyonunu korumaktır. Yıkıcı değil, yapıcı geri bildirimler almasını sağlarım. Müşteriden gelen yorumları filtreleyerek ekibe aktarır, sürecin hem yaratıcı hem de profesyonel kalmasını gözetirim.
5. Revizyon, Revizyon, Revizyon
Ajans dünyasının kaçınılmaz gerçeği: revizyon. İlk sunumdan sonra genellikle birkaç tur daha geri bildirim ve düzenleme süreci yaşanır. Bu noktada zaman yönetimi çok önemlidir. Her revizyon, zaman çizelgesini etkiler. Ve kampanya bir lansman tarihine bağlıysa, bu tarih asla değişmez.
Bir sosyal medya ajansında çalışan proje yöneticisi için revizyon süreci kriz yönetimi gibidir. Ekipteki herkesin görevlerini yeniden planlar, müşteriyle iletişimi sürdürür ve aynı zamanda kaliteyi korumaya çalışır. Her revizyon, aslında kampanyayı bir adım daha mükemmele yaklaştırır.
6. Üretim ve Yayın
Revizyonlar tamamlandığında artık kampanyanın yayına hazır hale gelme süreci başlar. Video çekimleri yapılır, sosyal medya içerikleri son haliyle onaydan geçer ve medya planlama ekibi reklam bütçelerini ayarlar. Bu aşamada proje yöneticisinin kontrol listesi devreye girer: onaylar tamam mı? İçerikler yüklendi mi? Yayın takvimi oluşturuldu mu?
Sosyal medya ajansı olarak en büyük silahımız zamanlama ve tutarlılıktır. Kampanya yayına girdikten sonra işler bitmez; asıl şimdi başlar. Anlık olarak takip edilmesi gereken etkileşimler, kriz anlarında verilecek hızlı tepkiler ve performans ölçümleri bu noktada devreye girer.
7. Raporlama ve Değerlendirme
Kampanya sona erdiğinde, işin en önemli kısımlarından biri başlar: performans analizi. Raporlama sürecinde sosyal medya analiz araçları kullanarak kampanyanın etkileşim oranları, dönüşüm verileri ve erişim istatistikleri çıkarılır. Bu veriler hem müşteriyle paylaşılır hem de ajansın gelecekteki stratejileri için referans oluşturur.
Proje yöneticisi olarak burada da koordinasyonu sağlamakla yükümlüyüm. Strateji ekibiyle beraber raporları hazırlar, müşteriye sunulacak olan çıktıları düzenler ve kampanyanın öğrenimlerini çıkarırız. Bu öğrenimler bir sonraki projede hata yapmamak için altın değerindedir.
Bir Kampanyanın Anatomisi
Bir kampanyanın doğuşu, gelişimi ve yayına alınışı; dışarıdan bakıldığında belki birkaç sosyal medya postu ve video gibi görünebilir. Ancak aslında arka planda çalışan bir makine vardır: fikir üretiminden revizyona, kriz yönetiminden analiz sürecine kadar birçok katmanlı işbirliğiyle ilerleyen bir süreç.
Sosyal medya ajansında proje yöneticisi olmak, hem çok yönlü düşünebilmeyi hem de insan ilişkilerinde kuvvetli olmayı gerektiriyor. Müşteriyle ajans arasında köprü olmak, aynı zamanda ekip içi sinerjiyi korumak ve herkesin işini en iyi şekilde yapmasına alan açmak…
Kampanyalar gelip geçer ama iyi yönettiğiniz bir süreç hem müşteriyle olan ilişkiyi derinleştirir hem de ajans içindeki güveni artırır. Çünkü günün sonunda, herkes aynı amaca hizmet eder: yaratıcı, etkili ve sonuç getiren işler üretmek.
Bir sosyal medya ajansının içinde geçen bu yolculuk, her gün yeni bir şey öğrenmek, bazen stresli ama çoğu zaman ilham verici anlarla dolu bir deneyimdir. Ve işin en güzel yanı da budur: her kampanya yeni bir hikaye anlatma fırsatıdır.
